Política de tratamiento y protección de datos personales

CAPITULO I – NATURALEZA Y ALCANCE
Artículo 1. Normatividad Aplicable. El presente documento tiene como base los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 (“Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”), el Decreto 1377 de 2013 (“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”) y el Decreto 1074 de 2015 Capítulos 25 y 26.

Artículo 2. Ámbito de Aplicación: Esta Política es de carácter obligatorio para AIREGASES S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos, así ́ como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la compañía y de su IPS. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento de los mismos. AIREGASES S.A.S. restringe el tratamiento de datos personales sensibles al personal estrictamente indispensable. De igual manera solicita consentimiento previo y expreso a los titulares de los datos personales, informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. El presente documento:

a. Tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados y/o se registren en las bases de datos de AIREGASES S.A.S., y que sean susceptibles del tratamiento requerido por parte de AIREGASES S.A.S., y,

b. Regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales recolectados por AIREGASES S.A.S.,; así ́ como el tratamiento dado a los datos recolectados por AIREGASES S.A.S., los derechos que le asisten a los titulares, las personas o áreas responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante los cuales el titular de la información puede ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización; Y los procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos.

Artículo 3. Definiciones. Para el cumplimiento adecuado de los parámetros fijados por el presente MANUAL, se tienen las siguientes definiciones:

a) Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda ser asociada a una o varias personas determinadas o determinables, que se encuentren registrados en una base de datos física o sistematizada y que permite su identificación, Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Existe también información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos. Información esta que los hace susceptibles de tratamiento. Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicas”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. AIREGASES S.A.S., en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus Trabajadores, Proveedores y Clientes, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones previstas por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y en consecuencia la presente política.

b) Base de Datos Personal: Es un conjunto organizado de datos personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico (un archivo) o en medio electrónico (archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos, etc.), e independientemente de la cantidad de datos personales que contenga. El registro y administración de datos personales implica desde almacenarlos, hasta consultarlos, actualizarlos,

c) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, así ́ como las personas jurídicas cuando los datos de las personas naturales que la conforman se vean involucrados.

d) Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que decida sobre la base de datos y el tratamiento de los mismos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública y privada que realice el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

g) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

h) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Artículo 4. Principios. El tratamiento de datos personales por parte de AIREGASES S.A.S., se regirá́ por los principios previstos en la Ley 1581 de 2013, y que son:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que requiere el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz. completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales incompletos. fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones. información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales El tratamiento sólo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas para la ejecución de los procesos internos de AIREGASES S.A.S., Los datos personales salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por AIREGASES S.A.S., se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Política y en los términos de la misma. PARÁGRAFO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá́ negarse a autorizar su Tratamiento. Artículo 5. Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos: AIREGASES S.A.S., podrá́ hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por AIREGASES S.A.S., y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de AIREGASES S.A.S., i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de AIREGASES S.A.S., ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí ́ indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de AIREGASES S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de AIREGASES S.A.S., y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí ́ señalados, y por tanto, AIREGASES S.A.S., no procederá́ a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de AIREGASES S.A.S., o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de reestructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. AIREGASES S.A.S., podrá́ subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, AIREGASES S.A.S., advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

CAPITULO II – AUTORIZACIÓN

Artículo 6. Autorización: El tratamiento de datos personales por parte de AIREGASES S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular

Artículo 7. Forma y Mecanismos para Otorgar la Autorización: La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, la autorización podrá́ constar: i) por escrito; ii) de forma oral; o iii) mediante conducta inequívocas del titular; medios que igualmente permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización; en todo caso en ningún caso el silencio podrá́ asimilarse a una conducta inequívoca.

Artículo 8. Prueba de la Autorización: AIREGASES S.A.S. mantendrá́ registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento del mismo.

CAPITULO III – DERECHOS Y DEBERES

Artículo 9. De conformidad con lo establecido por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene derecho:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá́ cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a ley respectiva y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Artículo 10. Deberes de AIREGASES S.A.S.: De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, AIREGASES S.A.S. se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley;

k. Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV – PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

Artículo 11. Derecho de Acceso. El titular podrá́ acceder a su información personal objetó de tratamiento por parte de AIREGASES S.A.S., así ́ como a las condiciones y generalidades en que se está actuando. Dando cumplimiento a lo anterior, el titular podrá́ :

• Conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
• Acceso a los datos personales en posesión del responsable.
• Conocer la finalidad que justifica el tratamiento.

El titular tendrá́ acceso a los datos personales objeto de tratamiento por parte de AIREGASES S.A.S., previa acreditación de su identidad, de manera gratuita, por lo menos una vez al mes de conformidad con lo previsto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013. Artículo 12. Consultas. El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de AIREGASES S.A.S., previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará́ respuesta, la cual no podrá́ ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Artículo 13. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley respectiva, podrán presentar un reclamo ante AIREGASES S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AIREGASES S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 14: Procedimiento de Presentación de Reclamos: El titular o su representante podrán solicitar a AIREGASES S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá́ por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión tendrá que ser presentada a través de los medios habilitados por AIREGASES S.A.S., y contener como mínimo lo siguiente:

a. Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
b. Documentos que acreditan la identidad o la personalidad de su representante.
c. Descripción clara y precisa de los datos personales que dan lugar al reclamo.

Parágrafo 1. Rectificación y Actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el titular deberá́ indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.

Parágrafo 2. Supresión: La supresión de datos personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el titular, no obstante AIREGASES S.A.S., podrá́ negarse a la misma cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Artículo 15. Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual. En todo caso, el titular deberá́ indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó́ el tratamiento, escenario en el que el titular deberá́ indicar la finalidad que desea eliminar.

Artículo 16. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales. AIREGASES S.A.S., solo podrá́ recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá́ a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así ́ se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Artículo 17. Áreas responsables y procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares del dato personal: AIREGASES S.A.S., designa a las Gerencias de Recursos Humanos, Compras, Sistemas (IS), Legal, así ́ como dependencias encargadas de la protección de los datos personales de los Trabajadores, Proveedores y Clientes, del trámite de las solicitudes de los titulares, y de la garantía del ejercicio de los derechos de los mismos, respectivamente, quienes serán los responsables de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el artículo 9 de la presente política, a excepción del descrito en su literal d). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá́ enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico amparo.silva@airegases.co, o radicarla en las instalaciones de AIREGASES S.A.S., La petición, queja o reclamo deberá́ contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Artículo 18. Datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 AIREGASES S.A.S., procederá́ a publicar un aviso en su página web oficial www.airegases.co, dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de AIREGASES S.A.S.

CAPITULO V – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Artículo 19. Medidas de Seguridad: AIREGASES S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así ́ su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPÍTULO VI – DISPOSICIONES FINALES

Artículo 20: AIREGASES S.A.S., dispondrá́ de un medio de comunicación directo a través del correo amparo.silva@airegases.co, por medio del cual los titulares de los datos podrán establecer comunicación con la Empresa, para presentar sus solicitudes y requerimientos, y obtener las respuestas correspondientes.

Artículo 21. Vigencia: La empresa AIREGASES S.A.S., adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, a partir del primero (1) de marzo de 2019, la cual deja sin efectos el Manual de Políticas y Procedimientos de protección de Datos Personales de fecha 1 ° de octubre de 2013. Este documento podrá́ ser consultado por los interesados a través de la página web https://www.airegases.co